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物资管理企业供应链活动中一个重要的部分,物资成本在项目成本中,占有最大比重,因此物资成本是项目成本控制的重要内容;通过物资采购,企业从上游合作伙伴获得所需的施工、运营的物资,保证企业施工、经营需要,支持企业的持续经营。建文物资管理系统从企业集中采购管理角度入手,为企业的采购活动提供一个良好的管理平台,帮助企业建立一个围绕采购活动的全面的管理系统。

采购管理

虚拟仓库:指的是利用计算机和网络技术,将区域上分散的、不同地理位置的实体仓库进行整合,形成具有统一出、入库、统一调拨管理、统一流程管理的暂时性物资存储与控制组织,可以实现不同状态、空间、时间的物资有效调度和统一管理;

非独立核算仓库:也叫做分库,非独立核算仓库一定所属某个总库,非独立核算仓库可以只核算数量。

独立核算仓库:既核算数量又核算金额的仓库,本系统中,适合于分散采购模式。

只核算数量的仓库:也叫做甲供仓库,一般应用于受托加工业务,由提供甲方(业主)来料;只核算数量的仓库区别于非独立核算仓库,较为独立,可以没有对应的虚拟总库。

物资管理流程如下:采购计划单来源于需求计划单,采购订单来源于采购计划单;入库单来源于采购订单,出库单来源于库存和入库单,如下图:

物资管理

不同的物资,集中采购管理的要求不同,大宗原材料、固定资产等价值较高的物资一般采取集中管理模式,行政物品、低值易耗品等一般采取授权各自采购的模式。一般来说企业采购业务可以抽象为四种模式:

A1模式:集中采购,分散收货,分别结算,各自使用。

A2模式:集中采购,集中收货,集中结算,内部调拨。

A3模式:集中采购,分散收货,集中结算,内部收付。

B1模式:分散采购,分散收货,分别结算,各自使用。

建文采购系统的特点:

1.物资管理系统根据企业的管理方法,在基础数据中预先设置采购管理属性,规定数据的取处和流向,灵活的满足了企业不断增长的信息管理模式。

2.规范、协同、优化企业采购业务处理流程,提高采购工作效率。支持采购业务从需求计划、采购计划、订单、入库、收票、到结算全过程的管理,并且能够根据企业实际情况,灵活配置适于企业的各种不同业务类型的采购业务流程和审批工作流,支持企业采购业务流程的变化;

3.支持多种典型的业务模式:集中采购、分散采购、供应商管理库存(VMI)采购、直运、消耗性采购、委外加工、甲供等,也可根据企业的需要,通过流程配置定义其它业务模式,适应企业不同的采购业务管理;

4.量价分离原则:支持需求量、定价权、采购权及支付权做必要的分离以及设专门部门负责采购合同管理、供应商的选择、价格的确定等;

5.加强供应商管理:可以实时采集供应商的历史交易记录,建立实用、先进的模型,对供应商从质量、价格、交期、服务、可持续的改进等多个方面进行科学的评估;

6.加强采购价格管理:系统支持物资定额库,制订采购指导价格,并指导、控制采购订单的执行,从而达到降低企业采购成本的目的;

7.支持采购业务从需求计划上报、采购计划、采购订单、收到货物、采购入库、调拨、盘存、结算全过程的管理,各单据之间的来源关系如下图所示:

建文采购系统

8.采购审批流程可以通过工作流配置和定义,实现对企业每一种业务模式下的审批程序进行统一管理和规范,使企业对采购的发生和资金的流出进行科学的控制和管理。

应用方案

建文采购系统

项目部负责物资的需用计划制定,采购工程师以此为依据制定物资供应计划,经合同部部长审核后与供应商签订采购合同,并由采购工程师执行合同清单采购。在供应商送货时由质检/验收工程师及监理工程师负责物资的质量检验及验收工作,经检验合格后由物资合同管理工程师进行合同的结算及支付。