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为了满足企业资质审验及工程投标的需要,建文软件对各类证照、资质及个人证件实行统一管理和存放,登记证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间;系统据此自动提示相应的年审、年检、换发、到期、过期等事宜;保证企业证件的及时性、连续性、有效性、安全性。

证书的借用、借出及复印,须在系统中申请,并在申请上注明时间、事由及相关事项。审批通过后,到相应存放部门办理借用、复印的手续;逾期未归还,系统则自动提示到借出人与管理部门。

目前,企业的制度和流程基本上都是以文件的形式存在的,不管这种文件是纸质的还是电子的;也不管这种文件是以通告、纪要、红头文件的形式发布,还是以某种标准的格式发布。但是,这种以文件作为载体的管理体系随着企业的发展壮大,越来越显得不能适应企业管理和变革的需求。

为了满足企业资质审验及工程投标的需要,建文软件对各类证照、资质及个人证件实行实行统一管理和存放,登记证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间;系统据此自动提示相应的年审、年检、换发、到期、过期等事宜;保证企业证件的及时性、连续性、有效性、安全性。

证书的借用、借出及复印,须出在系统中申请,并在申请上注明时间、事由及相关事项。审批通过后,到相应存放部门办理借用、复印的手续;逾期未归还,系统则自动提示到借出人与管理部门。

证书分类

编制证书类别,系统默认分为两大类:一、个人证书;二、企业证书,这两个分类不允许更改、删除。通过系统的证书分类管理功能,可以在项目初期建立完善的证书目录体系,各个证书类型对应唯一编码。

到期预警

证书管理参数设置是指对证书的提前预警天数、预警提示人员、证书有效时长、复检有效时长进行设置。证书参数可根据实际需求进行更改。

证书管理

传统企业证书管理的痛点为:有效期限难监控,管理断档难接续,信息数据难调取,证书动态难掌握。因此,提高证书管理效率,节约人力物力成本,是系统核心功能。采用科学、系统的方式,统一管理个人证书和企业证书,使得信息同步更新,方便证书借阅管理,自动统计企业证书数据。

证书登记

公司相关管理人员及时在线填报新增证书信息,包括证书名称、证书批号、批准文号、证书性质、证书类型、证书编号、资格证书编号、专业类别、级别、发证机关、发证日期、复检日期、有效日期、所属员工、工作单位、原在单位、存放位置等信息。系统自动生成证书编号,同时支持上传图片等附件。

证书查询

证书信息一览表将证书的基本资料(如:证书编号、证书名称、所属员工、证书类型、专业类别、发证时间、复检时间、到期时间、证书状态、发证机关、存放位置、借阅状态、借阅次数、是否损坏等信息)详细整理成册;支持模糊检索、按条件分类查询、关键字查询与统计等功能,实现证书总体情况的展示,可供各管理层级便捷了解证书情况。

证书到期

系统根据提前设置的参数信息,如证书提前预警天数、预警提示人员、证书有效时长、复检有效时长等信息,系统自动汇总到期证书到期信息并预警,形成一览表。支持模糊检索、按条件分类查询、关键字查询与统计等功能,实现证书到期情况的展示。

证书过期

系统根据提前设置的参数信息,如证书提前预警天数、预警提示人员、证书有效时长、复检有效时长等信息,系统自动汇总到期证书过期信息。支持模糊检索、按条件分类查询、关键字查询与统计等功能,实现证书过期情况的展示。

证书借阅

通过借阅管理功能,实现证书的借阅申请、领取、归还操作。

用户可通过借阅单号、借阅人、借阅日期、归还状态等进行查询,找到所需证书后可向证书管理员发出借阅申请,由证书管理员审批并设定其借阅期限,对已到借阅期限的证书系统将自动提示。包括借阅登记、证书归还、借阅查询、借阅明细。

借阅登记

文件借阅人可通过借阅单号、借阅人、借阅日期、归还状态等进行查询,找到所需文件后可向证书管理员发出借阅申请。

证书归还

管理待领取证书、待归还证书、已归还证书信息。管理员可自定义设置领取提醒、归还提醒,高效管理证书借阅信息。

借阅查询

各类需要查询借阅信息的人员利用系统查询其全面情况,可以利用多种组合条件快捷查询,并进一步通过链接快速查询该借阅的详细信息。

借阅明细

系统提供灵活的查询功能,用户可根据借阅单号、借阅人、借阅日期、证书编号、证书名称、实际归还日期、所属员工、证书性质、归还状态、流程状态、证书类型、借阅部门等条件自定义查询。

证书更新

可在系统中直接完成证书信息更新。