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物资管理企业供应链活动中一个重要的部分,物资成本在项目成本中,占有最大比重,因此物资成本是项目成本控制的重要内容;通过物资采购,企业从上游合作伙伴获得所需的施工、运营的物资,保证企业施工、经营需要,支持企业的持续经营。建文物资管理系统从企业集中采购管理角度入手,为企业的采购活动提供一个良好的管理平台,帮助企业建立一个围绕采购活动的全面的管理系统。

建文物资管理管理采用虚拟库存原理,可设置虚拟总库,非独立核算仓库、独立核算仓库、只核算数量的仓库等。非独立核算仓库一定所属某个虚拟仓库;在库存模块中虚拟总库可以下设N个非独立核算仓库;非独立核算仓库重点是核算数量,当然也可以带上金额;一般情况下,金额核算在虚拟总仓库产生。当然,也可以设立N个独立核算仓库,各独立核算仓库既可以是核算数量又核算金额;同样可以设置N只核算数量的仓库。

虚拟仓库:指的是利用计算机和网络技术,将区域上分散的、不同地理位置的实体仓库进行整合,形成具有统一出、入库、统一调拨管理、统一流程管理的暂时性物资存储与控制组织,可以实现不同状态、空间、时间的物资有效调度和统一管理;

非独立核算仓库:也叫做分库,非独立核算仓库一定所属某个总库,非独立核算仓库可以只核算数量。

独立核算仓库:既核算数量又核算金额的仓库,本系统中,适合于分散采购模式。

只核算数量的仓库:也叫做甲供仓库,一般应用于受托加工业务,由提供甲方(业主)来料;只核算数量的仓库区别于非独立核算仓库,较为独立,可以没有对应的虚拟总库。

物资管理流程如下:采购计划单来源于需求计划单,采购订单来源于采购计划单;入库单来源于采购订单,出库单来源于库存和入库单,如下图:

♦支持物资采购四种模式

不同的物资,集中采购管理的要求不同,大宗原材料、固定资产等价值较高的物资一般采取集中管理模式,行政物品、低值易耗品等一般采取授权各自采购的模式。一般来说企业采购业务可以抽象为四种模式:

①A1模式:集中采购,分散收货,分别结算,各自使用

②A2模式:集中采购,集中收货,集中结算,内部调拨

③A3模式:集中采购,分散收货,集中结算,内部收付

④B1模式:分散采购,分散收货,分别结算,各自使用

上述三种模式中A1、A2、A3三种为集中采购模式,B1为不集中采购模式。

(1)A1采购模式

说明:

*只进行多项目物资需求计划的收集,统一向供应商下达订单;

*物流业务都是在各项目下处理(直接到工地);

*采购结算也是各项目分别与供应商结算;

*物资领用则同分散采购一样没有特殊处理;

*该模式相当于公司(集团)控制统一订购。

(2)A2采购模式

说明:

*物资管理部门进行多项目需求的收集,统一向供应商下达订单;

*合格供应商统一送货到公司(集团);

*公司(集团)统一与供应商结算。

*项目间不允许进行调拨,如需调拨,必须退库到公司,由公司统一调拨;

*该模式集团统一控制的力度最强,其他形式的集中采购也多变形或虚拟为本模式,以加强控制,本方案内部往来清晰,便于处理在途,便于后期内部对账。

(3)A3采购模式

说明:

*物资管理部门进行多项目需求的收集,统一向供应商下达订单。

*物流业务都是在各公司下处理(物资直接拉工地);

*公司(集团)统一与供应商结算,因此需要处理公司与项目经理部的内部成本结算问题;

*物资出入库:总部设虚拟总库,各项目设项目分库;总库具有采购入库权,项目分库只有调拨入库权,没有采购入库权。物资直接拉工地,项目现场人员签收领料单后,物资先虚拟入公司总库,然后调拨到该项目部分库;

*物资调拨:项目分库之间不允许进行调拨,调拨必须退库到总库,然后由总库进行调拨;

*该模式公司(集团)统一控制的力度也较强,多数企业物流采取本模式。

(4)B1采购模式

说明:

*B1为分散采购模式,即各项目独立采购模式,上述集中采购模式中的对外采购都可按本流程进行剪裁。

*需要注意的是,系统提供了跨组织审批功能,通过系统,采用本模式,可以达到物资管理部门、合同管理部门对下属项目经理部和下一级单位采购业务监控的目的。

♦建文采购管理的特点

1)物资管理系统根据企业的管理方法,在基础数据中预先设置采购管理属性,规定数据的取处和流向,灵活的满足了企业不断增长的信息管理模式。

2)规范、协同、优化企业采购业务处理流程,提高采购工作效率。支持采购业务从需求计划、采购计划、订单、入库、收票、到结算全过程的管理,并且能够根据企业实际情况,灵活配置适于企业的各种不同业务类型的采购业务流程和审批工作流,支持企业采购业务流程的变化;

3)支持多种典型的业务模式:集中采购、分散采购、供应商管理库存(VMI)采购、直运、消耗性采购、委外加工、甲供等,也可根据企业的需要,通过流程配置定义其它业务模式,适应企业不同的采购业务管理;

4)量价分离原则:支持需求量、定价权、采购权及支付权做必要的分离以及设专门部门负责采购合同管理、供应商的选择、价格的确定等;

5)加强供应商管理:可以实时采集供应商的历史交易记录,建立实用、先进的模型,对供应商从质量、价格、交期、服务、可持续的改进等多个方面进行科学的评估;

6)加强采购价格管理:系统支持物资定额库,制订采购指导价格,并指导、控制采购订单的执行,从而达到降低企业采购成本的目的;

7)支持采购业务从需求计划上报、采购计划、采购订单、收到货物、采购入库、调拨、盘存、结算全过程的管理,各单据之间的来源关系如下图所示:

8)采购审批流程可以通过工作流配置和定义,实现对企业每一种业务模式下的审批程序进行统一管理和规范,使企业对采购的发生和资金的流出进行科学的控制和管理。

♦建文库存管理特点

1)允许设置四种类型的仓库,它们为虚拟仓库、非独立核算仓库、独立核算仓库、只核算数量的仓库。依据信息系统完成企业库存管理业务,更实时、准确、高效;

2)虚拟仓库下的非独立核算仓库之间可以形成移库。在库存模块中将进行调拨出库和调拨入库处理;

3)可对每个仓库设置存货数量的上下限,能对各仓库存货数量的上下限值进行报警控制;

4)替代仓库的手工记帐作业,基本实现无纸化作业,减少或避免差错;

5)支持随时盘点;盘点卡在生成调整单前必须经过审核;盘亏作出库处理,盘盈作入库处理;

6)可实时准确获取货物库存量信息及可用量信息,避免差错;

7)在集团、公司、库存组织、企业各部门实现库存资源数据共享,提供企业采购、生产、销售等决策依据;

8)采取多种库存量控制策略,可使库存水平达到或接近一个理想的水平,降低成本及库存风险;

9)系统多种计量单位的支持,多计量单位的存量管理;

10)系统支持集团企业多公司、多地点、多组织的库存管理应用;

11)支持关系企业的内部交易,支持关系组织间的库存调拨业务;

12)丰富的库存统计结构,支持多项目查询、统计和相应报表。