应用案例-建文软件

您当前的位置:首页 > 应用案例 > 案例分析

案例分析

中国邮政EMS投资计划及工程管理系统案例分析

2011年2月25日

 综述

   随着全国邮政速递物流业务的高速发展,党中央国务院对邮政速递物流提出了更高的要求。为贯彻落实张德江副总理关于做大做强邮政速递物流的重要指示,集团公司编制了《速递物流生产能力建设的规划》,并以规划为基础下发了《关于印发加快速递物流生产能力建设意见的通知》(中国邮政【2009】284号文件)。文件中要求在2011年前,速递物流共安排100个处理场地和仓储中心项目的建设,目前集团相关部门与速递物流公司正在组织对各个项目进行推进中。

    随着速递物流专业化改革逐步到位,速递物流专业固定资产和工程项目的自主管理不断加强,建立一套邮政速递物流工程建设综合管理系统已迫在眉睫。该系统的功能主要实现:全国邮政速递物流专业工程项目的电子化闭环管理,固定资产的信息化档案管理,投资计划的网上申报等等,旨在通过信息化手段,加强专业的管理力度。长期以来,多数工程,由于战线长,项目驻地分散、交通不便等原因,造成信息上传下达不畅、不及时,严重影响管理行为的落实,业主、总监办对现场情况的掌握受到了限制,从而制约了决策的及时性和正确性;随着信息技术的发展,计算机作为一种新的工具,已经对社会产生了巨大的影响。新的工具产生新的方法,计算机辅助工程项目管理已经成为一种先进、可行的新方法。利用计算机网络系统,可以大大提高信息沟通和数据采集的效率,可以把大量纷杂的信息进行有序的组织。新的工具也带来了新的思想。建立在计算机网络世界基础上的过程重建、学习型组织、知识管理等新思想纷纷被应用到实践中。

 投资管理基建项目管理

   中国邮政速递物流投资管理采用自下而上的模式的汇总模式。

    1.  由各省在年初上报投资预算,总部通过审批流程,最终确定各省投资计划。(系统保留各省上报的投资预算和总部审批后的最终核 定数)。
     2. 由各省分项目上报实际完成投资额,,汇总全国投资完成情况表。
     3. 根据各省上报的每月完成情况、项目的进展情况和资金的实际投入情况,结合投资预算,形成对应的完成情况报表,可以清楚的了解到项目目前的资金使用情况,汇总出月度、季度、年度全国付款计划表。

 

 基建项目管理

 3.1 业务模块

  1. 项目预立项   项目正式立项前,由各省用户需在系统内填报项目预立项申请。

  2. 项目正式立项申请   集团用户对预立项项目审核通过后的,项目自动标识:“同意上报立项请示”。

 3. 立项批复   通过公司的公文流转正式批复项目立项后,由集团用户审批,项目状态:“已立项,待可研(未审核)” 

  4. 可研预审   由规划院用户上报可研文件,公司总部用户及省用户对其进行审核,并将审核意见提交规划院用户。预审通过后,项目标识改为“通过可研预审、待召开评审会”。    

      
 

 5. 可研批复   评审会召开后,由公司总部用户将项目标识改为:“可研已批复,待初步设计”。

 6. 工艺对土建的要求  与可研批复相同,先预审,预审通过后再上报正式资料。

 7. 工程相关单位信息   建立工程相关单位基本信息库,由各省用户在立项批复、可研预审、可研批复、工艺对土建的要求期间,填报建设单位、工程建设小组名单及联系方式和相关单位基本信息。
约束关系:立项批复后,初步设计评审前,各省用户必须填报工程相关单位信息,否则不能进入进入初步设计评审环节。

 8. 重大变更管理   项目在可研批复之后、初步设计审批之前,有可能出现重大的变更,把重大变更过程在系统中以电子流程的形式进行管理,可根据需要对不同类别的变更文档定制不同的变更流程。对审核、审批、标准化、及相关的评审人员,流程流转到该环节时,系统自动进行通知.  

 9. 初步设计评审  项目通过初步设计评审后,由集团用户将项目标识改为:“通过初步设计、待开工”。
用户可在此期间,随时上报资料,供系统存档。

 

 10. 项目招标管理  在项目状态为:“通过初步设计、待开工”后,相关招标责任单位或部门方可上报招标过程中相关文件,供系统存档和检索。

 11. 工程施工管理   项目进入施工阶段后,首先由各省用户将项目标识改为:“已开工”,否则不能上报项目报表和进度表。
通过招标文件,实现工程关键进度完成时间提示功能,关键进度由各省用户输入。

            

  ♦ 本模块数据档案:由建设单位,按照资金使用情况,按月填报项目完成进度表。(注:表格按初步设计概算表格式填报,形成概算与实际费用的对比)。

  ♦ 本模块资料档案:由建设单位上报项目月报、季报、年报等文字材料;各种会议纪要的扫描存档。系统同时支持直接录入和上报两种方式。

 12.  项目初步验收管理   由建设单位上报初步验收申请,申请走系统流程,由集团用户批准申请后,系统自动将项目标识改为:“已竣工,待初步验收”; 建设单位上报相关资料文档,集团将项目标识改为:“已通过初验,待终验”。
      标示约束关系:已竣工,待初步验收—》已通过初验,待终验。

            

  13. 项目试运行管理   在项目已通过初验,待终验阶段,由建设单位按月上报项目试运行报告;系统支持直接录入系统和上报两种方式。
   本模块数据资料档案:由建设单位按月上报项目相关数据,包括业务(工程量)量、业务收入、成本支出,计算项目当月利润。

 14. 项目竣工验收管理     由建设单位上报竣工验收申请,申请走系统流程,由集团用户批准申请后,系统自动将项目标识改为:“待竣工验收”, 由集团手工将项目标识改为:“项目完成”。
   标示约束关系:待竣工验收—》项目完成。

   ♦ 本模块数据档案:项目财务最终审计数据。

   ♦ 本模块资料档案:上报竣工验收相关文档。

    

  15. 项目后期监督管理    由建设单位,依据相应权限,按年上报项目损益核算数据。

  16. 综合查询    综合查询模块,是针对项目过程中的各个阶段产生的数据信息进行汇总查询和统计分析的应用模块。提供丰富检索条件的查询功能方便对项目数据的查询,同时定制一些常用报表以方便工作人员对项目数据的统计。全面、快速、及时、正确的反映建设项目情况。
    系统提供丰富的报表,从不同的视角全方位反映项目的各类情况,为项目管理与决策人员提供分析决策的第一手资料,包括各类基 层报表、汇总表以及台帐等,从而使企业决策层以及主管部门能够方便快捷的了解项目的实际进展情况,为制定各类项目决策提供高效支持,其中分析统计的内容和方式都是多种多样的,包括单个项目查询、多个项目比对分析、多项目资金汇总表、多项目进度表,分部分项对比表、概算与实际费用的对比表、等该部分支持导出EXCEL和打印。

  17. 项目效益分析   项目确定之后,应该对项目进行效益评价。

          

   ♦ 项目EVMS分析:通过对项目实施过程中各阶段填报的资本完成情况数据进行分析,建立态势曲线,并与计划进度基准曲线对比,及时准确的了解项目真实进展情况,预测项目的偏差与发展。

             


   例如:
   分析单个项目,表如下:分析方法1:依据基准计划进度优先   

           

   ♦  消耗与成果之间的比较,,即产出与投入或所得与所费的对比。经济效益的含义,规定了经济效益分析方法有两种基本形式。如果我们用C表示费用,用B表示收益,用E表示经济效益,则E=B-C或E=B/C。B-C和B/C从两个不同角度反映项目的经济效益。围绕这两种基本分析方法,可设计各种各样的经济评价指标。例如反映B-C的指标有净现值、净年值等,这类指标反映项目净收益的价值量,称为价值型指标。B/C反映单位消耗的收益,例如投资收益率、净现值指数等,这类指标称为效率型指标。

 项目效益分析,可根据具体情况和数学模型定制适合的某些分析方法。

   实施效果
    速递物流工程建设综合管理系统实现了速递物流工程的信息化闭环管理。系统实现以下四个方面: 

    实现了各个层面及时查阅档案
    集团公司现有的纸质卡片管理模式,查询较为繁琐,很多数据由于长时间无人更新,无法动态掌握现实情况,给项目管理带来很多不便。同时,在工程项目建设中,很多政府文件没有电子版,省公司也只留存复印版本,而集团公司对此类政府批文大多都不掌握,这给今后的股份制公司的管理也将带来很多不便。

    我们知道,高层领导如同战场指挥官一样,做出的正确、及时的决策,基于准确、及时的情报。如果项目的各种数据和信息,既不准确、又不及时,高层领导是无法做出及时的科学决策。在面临这种问题的时候, 高层领导只能要么将问题搁置一下——等待情况更清楚后再决定如何做。要么,高层领导就必须事必躬亲,亲自深入到问题的细节,只有真正掌握问题的实质后,高层领导才能够正确的决策。 项目数据做到既正确又及时,是非常困难的。数据来源众多,彼此相互关联。项目的进度数据可能从项目经理得到,项目的成本费用数据需要从财务部门获得,其他的数据也许又有其他来源。更重要的是,如果原始数据采集后,经过多道人工处理加工后,就会出现非常严重的失真。我们必须认识到,到达高层领导的项目信息,未必是真实的,甚至是严重失真的。
采用信息化手段将工程建设中每个主要环节的电子化档案归集,有利于各个层面及时查阅档案。
 

   实现了实时动态了解信息
   目前速递物流作为专业部门,仅仅是被动提一些业务需求和建议,并没有实质性的参与项目全过程的管理,对建设项目的掌控能力不强。通过信息化监控工程建设的进展情况,有利于实时动态了解信息。
   很显然,各省、集团公司对于项目的关注角度是不同的,因而对于项目管理软件也有完全不同的需求。下图表示企业不同的管理层次对于项目管理软件的不同需求: 

  ♦ 在实施层,项目管理软件是项目经理和项目团队执行项目的工具。

  ♦ 在各省公司,项目管理软件是固化各省项目管理体系的工具。

  ♦ 在集团公司,项目管理软件是项目执行透明化、掌握数据科学决策的支撑工具。

   实现了统一成本效益标准,为工程项目盈亏分析提供数据支撑
   正如战场指挥官必须随时了解下属部队的状况,高层领导需要掌控项目进展与绩效。但往往很多项目是“一团迷雾” ,项目在如何进展?项目是否完成了某项关键工作?项目是否达到了某个重要里程碑?项目现在存在什么问题?有没有影响巨大的风险?显然, 如果项目实施不能够做到“透明化” ,而是“一团迷雾” ,高层领导将无法掌握项目进展与绩效,无法预见到问题,只能被动接受项目的结果。


 


   由于各省暂无专业部门和人员,因此有关工程项目上报的资料标准不统一,数据不规范,亟待需要公司总部有一个标准规范的综合管理系统,对工程项目进行规范管理;通过业务、财务指标评判工程项目的效益分析,有利于统一成本效益标准,为工程项目盈亏分析提供数据支撑。

   实现了规范档案整理,沉淀历史数据
   没有积累就没有进步,但是项目经验的积累相当困难。建文软件遵循 PMI 的项目级和组织级管理的理论模型,覆盖项目-项目群-项目组合的管理,项目管理不是在真空中进行的,项目级管理需要组织内部环境的支持,即组织级管理的支持。通过综合项目管理系统,最终形成每个速递物流工程项目的电子化档案存档,有利于规范档案整理,沉淀历史数据,为今后的工程项目建设提供基础。