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案例分析

秦山核电站合同管理应用分析

2008年10月21日

项目背景

    秦山核电站位于杭州湾畔,是中国第一座依靠自己的力量设计、建造和运营管理的30万千瓦压水堆核电站。是我国和平利用核能的光辉典范,同时也使我国成为继美、英、法、前苏联、加拿大、瑞典之后世界上第七个能够自行设计、建造核电站的国家。

    秦山核电站在建设中,尽量利用国内技术和条件,同时引进了一些国内一时难以解决的关键设备和材料。设备按台件统计,国产占95%,进口占5%;按资金统计,国产占70%,进口占30%。然而,如何保证所有国内和国外供货设备、材料以及工程施工按照合同如期履约,如何强化合同管理和预概算管理,一切以合同为基础,严格按预概算控制投资,满足工程建设需要,是秦山核电各级领导、合约管理人员极为关注的问题。

    秦山核电通过多方考察,最终决定采用建文软件PM软件系统的《合同管理系统》,其目标主要是实现全方位的合同管理功能,从与合同起草、合同签订、文本管理、结算安排、执行进展、合同变更、到实际结款以及对合同结款情况统计分析的全方位管理,从而为业务决策提供有力的数据支持,降低因信息不全而造成的合同损失。

 

    从秦山核电站各级领导和合约管理人员的实际需求出发,建文软件派遣专人多次与秦山核电站合约管理部人员共同探讨,共同制定出以建文软件PM软件系统的《合同管理系统》为框架符合秦山核电站合约管理需要的解决方案。

    由于公司所有对外的经济活动基本都是有合同作为经济活动发生的唯一依据,且合同的法律效应对甲乙双方顺利完成商务合作提供必要依据,因此对合同的跟踪管理为企业降低经营风险起到极为重要的作用。《合同管理系统》将合同按照不同的项目进行分解,及时了解合同和项目的进展状况,及时跟踪从而保证合约的履约,减少经营风险,提高公司信誉。

    《合同管理系统》分为:项目立项管理、项目分配管理、合同分配管理、合同签订跟踪、合同考核管理、合格供应商管理、合同信息库、领导查询八个模块,对秦山核电站所有的合同进行全程的控制管理,提高合同的管理能力,降低经营风险。

解决方案

项目立项管理
        根据计划审批通过的项目,建立项目信息档案,对项目的名称、计划编号、审批人、申请单位等立项信息进行统一的管理。作为项目分配和合同分配的唯一依据,为合同的跟踪提供依据。

项目分配管理
        根据立项信息,把项目分配到各科室,由各科室负责人对项目及合同的工作内容进一步分解下发。做到项目到岗、责任到岗,使每一个项目和子项目都有专门的负责人来负责,通过绩效评估提高项目完成率。

合同分配管理
        根据项目任务进行合同的任务分配,分配给项目管理人员进行合同询价和合同签订。保证每一笔合同都与其所属的项目对应起来,使项目达到合同约束条件时及时履约,提高合同履约率。

合同签订管理
        经过合同商务负责人比价,根据供应商的资质等信息判断选择合格供应商,与其签订合同。通过比价、比质、比企业综合能力,不仅为秦山核电站合同签订带来直接的经济收益,更是提高了企业的综合管理能力,为企业合格供应商环境的建立打下了深厚的基础。

合同信息管理
        对合同摘要、合同文本的等合同基本信息得管理,同时关联项目基本信息,以及合同概况的查询和浏览,包括合同电子文本的共享和查看等管理。考虑到信息录入可能存在大量重复录入的因素,合同信息管理还支持调用合同信息范本简单修改后生成一份新合同记录。合同信息一旦录入完毕后,即可把合同信息发放给有权限查阅此合同的相关人员,但相关人员对合同无法进行编辑。
        合同信息的全面记录和权限管理,保证合同信息的记录除了纸质文件的保存以后更是有电子文件的存档,既提高了合同文本的保存时间又为合同的查询带来了方便,大大减少了工作量。

合同跟踪支付管理
        系统对合同的执行过程进行管理,根据定制的合同控制条款,对于超出条款的自动提示预警。对供应商、承包商的各类合同条款进行控制、提醒,如:支付提醒、变更控制提醒等,采用手机短信等方式,及时提醒合同执行。从而提高了合同履约的效率,及时履约为公司商业信誉提供了保证,依据合同条款跟踪支付减少了经营风险。

合同考核管理
        供应商考核:根据合同执行情况对供应商进行标准考评,考评结果记入档案库。
        内部工作考核:统计合同签订数量,记录合同执行进度等信息,对商务合同负责人进行合同签订任务完成情况量化考核。
        通过合同考核提高了公司的经营管理能力,建立以秦山核电站为中心的、极具向心力的团体,提高了企业核心竞争力。

合同模版管理
        提供对商务合同范本的分类管理,包括合同登记信息的范本管理和对磁盘文件的合同范本管理两种方式。各类合同信息在录入到系统中后均可以存为合同范本,合同范本可以作为新建合同的范例或副本,简单修改后可生成新合同,借此提高管理效率。

供应商管理
        对供应商基本信息的保存,往来交易记录的管理,通过对供应商往来交易的记录对供应商绩效评估提供依据,为建立以秦山核电站为核心的健康的供应链体系提供支持。

工作管理
        依据系统分配的权限对个人工作范围进行设置,使每一个系统角色只能看到自己被分配的工作内容,提高员工工作效率。

综合查询
        根据用户统计报表的格式生成各类统计报表,同时支持按照项目、时间、类别等各种条件进行查询和统计,方便领导查询,为领导决策提供有效支持。合同管理员根据所分配权限查询相关项目及合同信息。

领导查询
        通过系统查询项目基本信息、项目签订合同情况、合同比价招标情况、合同支付执行情况、承包商资质、合同变更信息等。
 
 

实施成果

    合同管理系统的成功实施,减少了秦山核电站经营风险,使企业的社会信誉有了更好的保证,提高了企业的核心竞争能力。其主要表现在以下几点:

    •促进了秦山核电合同的管理责任与风险控制措施,对采购、承包、服务等多类型合同的变更、索赔过程进行跟踪处理及审批控制。
    •对合同履行过程的计量、支付、结算、决算进行自动化处理,实现工程合同的全周期管理。
    •建立了严谨的合同管理体系及变更控制流程,明确管理责任。
    •通过合同趋势分析与成本预算的比较,管理者可以实时把握项目合同执行动态。
    •自定义的合同审批流程与主要业务自动化处理极大地简化合同管理工作,提高了工作效率。
    •为建立以秦山核电站为核心的产业群提供基础。

    秦山核电的合同管理系统,如今不再是简单的要约、承诺、签约等内容,而是一种全过程、全方位、科学的管理,为秦山核电的管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。